賃貸オフィス契約の流れ|茅場町・八丁堀・東京駅の貸事務所・オフィス・SOHOのことならオフィスランディック

オフィスのリフォームも、オフィスランディック オフィスのリフォームも、オフィスランディック

賃貸オフィスの契約の流れを6ヶ月前からシミュレート!
どのタイミングで何をしないといけないか、チェックいただけます。

  • 移転6ヶ月前

    現入居オフィスビルの確認

    オフィスを移転するには、
    現在のオフィスを解約する必要があります。
    解約するには、前もってオーナーやビル管理会社に予告する必要があります。

    現入居オフィスビルの確認

    オフィス移転計画の立案

    移転目的の明確化

    オフィスの移転計画を立てる際には、移転の目的を明確にした上で、立地条件や設備条件を検討する必要があります。

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    移転先の条件設定

    移転先を探す場合、移転の目的と照らして、
    条件を設定する必要があります。
    設備条件としては、オフィススペースは何坪くらいか、
    ビルの管理サービスはどうなっているか、
    ビルの利用条件はどうなっているかなどを考慮する必要があります。

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    スケジュール作成

    効果的・効率的に作業を進めるために、
    オフィス移転に必要な作業を整理して、
    移転日までの作業スケジュールを
    作成する必要があります。

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    オフィス物件情報の収集

    優先順位の決定

    オフィスの移転計画を立てる際には、移転の目的を明確にした上で、立地条件や設備条件を
    検討する必要があります。
    物件情報を収集する際には、移転目的の優先順位、バランスなどを考えておくことが重要です。

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    物件情報の収集・下見

    物情報は、オフィスの仲介会社で収集することができます。

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    コスト計画

    オフィス移転には、様々なコストがかかります。
    物件選定に際しては、コスト面も踏まえた上で
    比較検討することも重要です。

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  •   

    移転5ヶ月前

    新オフィスの契約

    契約の準備

    物件情報を収集し、気に入った物件が見つかったら、
    入居申込みのための準備を進めます。
    入居申込書には、会社名・住所・代表者名・業務内容・取引銀行などを記入し、会社案内・登記簿謄本を添付して入居の申込みをします。

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    敷金・保証金などの確認

    賃貸オフィスの契約時には、敷金や保証金として、
    賃料の数ヶ月分が必要となります。
    支払う金額、返還方法、償却方法などは物件により異なるため、契約内容をよく確認しておく必要があります。

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    指定業者の有無の確認

    ビルによっては、電気工事会社や内装工事会社を
    指定される場合があります。
    費用の検討をする際に影響するおそれがあるので、
    確認しておくことが望ましいです。

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    手付金の支払い

    本契約に先立ってオフィス物件をおさえるために、
    手付金を支払う場合があります。

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    オフィスプランニング

    現オフィスの問題点の分析

    オフィス移転により、現在のオフィスで抱えている問題点を解決することができる場合もあるため、
    まず問題点を分析する必要があります。

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    必要な機能スペースの整理

    オフィスプランニングの段階で、新しいオフィスで必要な機能スペースを把握しておくことが必要になります。

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    社員1人あたりのワークスペース

    オフィスの面積のうちの共用部分を除いたスペースが、社員1人あたりどの程度確保できるかを考える必要があります。

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    収納スペース

    通常、書類は日々増加していきますので、現在の書類の収納に加えて、今後、どのように収納していくかという点も考慮する必要があります。

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  •   

    移転3〜4ヶ月前

    各業者への発注準備

    具体的には、電話・FAX・OA機器などの移設、備品などの追加購入、移転案内状や社内印刷物の印刷、引越しなど、多くの発注作業が必要になるため、発注先、発注内容を事前に整理しておきます。

    各業者への発注準備
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  •   

    移転2ヶ月前

    社内での移転ミーティング

    オフィス移転を効率的に実施するため、移転のプロジェクトチームを結成し、部署ごとに責任者を決めて、誰がいつ何をやるかなどの計画を立てます。

    社内での移転ミーティング

    各業者への発注作業

    新しい電話番号などが決定したら、移転案内状や社内印刷物の発注をします。
    事前に整理しておいた発注リストにしたがって、漏れがないように発注する必要があります。

    各業者への発注作業

    各官庁などへの届出内容の整理

    オフィスを移転する際には、各官庁などへの各種届出が必要になります。
    届出が必要な先は少なくないので、作業を効率的に実施できるようにリストを作成し、漏れがないように注意する必要があります。

    各官庁などへの届出内容の整理
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  •   

    移転1ヶ月前

    全社員への移転作業の説明

    社員への説明が不十分な状態で移転の作業を行っていくと、スムーズに移転作業が行えず、搬入物が適切な場所に届かないなどのトラブルが発生するおそれがあります。

    全社員への移転作業の説明

    引越しの準備

    荷物の梱包作業

    移転日前に引越し業者からダンボールなどの梱包資材が届きますので、荷物を机やキャビネットごとに
    梱包します。

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    ラベリングの注意点

    荷物の移動は、ラベルに記載された番号によって
    行われます。
    なるべくラベルは、ダンボールの上部、
    側面など何箇所かに貼ることにより、
    見やすくしておくのもポイントの一つです。

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    コピー機などの業者との打ち合わせ

    パソコンやコピー機などは、オフィス移転後、
    調整が必要になる場合があるため、
    各業者との打ち合わせをしておくことが望まれます。

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    移転案内状の送付

    得意先、取引銀行など、各業者への住所変更、電話番号変更などの連絡が必要になるため、連絡先一覧を整理することが望ましいです。

    移転案内状の送付
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  • 移転当日

    新しいオフィスへの引越し

    オフィス移転の担当者は、引越しがスムーズに行われているかを把握するため、移転終了後、各社員は、荷物がすべて正しく搬入されているか、搬入された備品などに損傷がないかなどを確認し、引越し会社などと連絡を取り合うことが重要です。

    移転当日
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