オフィス移転マニュアル|茅場町・八丁堀・東京駅の貸事務所・オフィス・SOHOのことならオフィスランディック

オフィス移転マニュアル オフィス移転マニュアル

オフィス移転は会社にとって重要なイベントです。
オフィス移転を失敗しないためにあまり知られていない
オフィス移転までの道のりをリストアップしましたので
ご覧ください。
また、オフィス移転は経営戦略的な観点からも大変重要なものですので、プロのオフィスコンサルタントと一緒に計画するのが
ベストでしょう。
オフィス移転をする動機は企業ごとにそれぞれ違いますが、まずはオフィス移転の達成すべき目的をきちんと把握して
オフィス移転に臨んでください。
以下はその指針となりうる項目ですのでご一読ください。

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    1.移転プランニング

    オフィス移転の目的

    オフィスの移転計画を立てる際には、
    移転の目的を明確にした上で、
    立地条件や設備条件を検討する必要があります。

    条件設定

    移転先を探す場合、移転の目的と照らして、
    条件を設定する必要があります。

    移転スケジュールの作成

    効果的・効率的に作業を進めるために、オフィス移転に必要な作業を整理して、移転日までの作業スケジュールを作成する必要があります。

    現オフィスに関するスケジュール

    オフィス移転は様々な場合がありますが、
    通常オフィス移転の6ヶ月前から行うのがベストです。

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    2.オフィスを探す

    市況把握的

    現在のオフィス市況の正確な把握は、オフィス移転の目的や希望条件の妥当性を判断する場合や、コスト面の条件を満たすエリアを選定する場合などに、非常に重要なポイントです。

    ビル情報の収集

    物件情報は、移転先の立地条件などの優先順位を考慮して収集する必要があります。

    コスト計画

    オフィス移転には、様々なコストがかかります。
    コスト面も踏まえた上で比較検討することも重要です。

    新オフィスに関するスケジュール

    オフィス移転は様々な場合がありますが、
    通常オフィス移転の6ヶ月前から行うのがベストです。

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    3.オフィスプランニング

    現状の分析

    オフィス移転により、現在のオフィスで抱えている問題点を解決することができる場合もあるため、
    まず問題点を分析する必要があります。

    機能スペースの整理

    オフィスプランニングの段階で、新しいオフィスで必要な機能スペースを把握しておくことが必要になります。

    ワークスペース

    オフィスの面積のうちの共用部分を除いたスペースが、社員1人あたりどの程度確保できるかを考える必要があります。

    収納スペース

    通常、書類は日々増加していきますので、現在の書類の収納に加えて、今後、どのように収納していくかという点も考慮する必要があります。

    リフレッシュスペース

    オフィスでは、長時間業務に携わることとなるため、
    従業員にとってリフレッシュできる環境が整備されていることが望ましいです。

    色彩計画・照明

    オフィスの色彩や照明によって、働きやすさに影響を与える可能性があります。

    オフィスレイアウトの決定

    各部門のメンバーや役員など、どのような配置にすれば、コミュニケーションや業務が効果的に行えるかなどを考慮して、
    オフィスレイアウトを決定していきます。

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    4.契約

    契約の準備

    物件情報を収集し、気に入った物件が見つかったら、
    入居申込みのための準備を進めます。

    敷金・保証金等の確認

    賃貸オフィスの契約時には、敷金や保証金として、
    賃料の数ヶ月分が必要となります。

    手付金の支払い

    本契約に先立ってオフィス物件をおさえるために、
    手付金を支払う場合があります。
    手付金は、保証金・敷金の20%程度の場合が多く、
    本契約の締結まで進んだ際には保証金の一部に
    当てられるのが一般的です。

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    5.移転準備

    見積り・発注

    引越し業者は、引越し作業の企画・提案から
    アフターケアまで一貫して行うところもあれば、
    それぞれの作業を別々に考えて
    契約するところなど、様々です。

    敷金・保証金等の確認

    賃貸オフィスの契約時には、敷金や保証金として、
    賃料の数ヶ月分が必要となります。

    各種手続き

    法務局への届出:移転前の担当局で手続きを行う
    税務署への届出:移転登記後、登記簿謄本か抄本を添え、「異動届出書」と「給与支払事務所等の移転届出書」を移転前後所轄税務署へ提出
    地方税事務所:登記簿謄本を添付し、「異動届出書」を移転前後それぞれの所轄事務所へ届け出る
    電話の移転手続:1ヶ月前から受け付け、現在の受け持ち電話局と移転先の電話局で手続きを行う
    郵便局への届出:郵便局にある「移転ハガキ」に必要事項を記入し、旧オフィスの受け持ち郵便局に提出
    その他:リース機器会社への手配
    購読新聞の変更手続き
    損害保険の加入手続き
    保険などの契約変更手続き
    印刷物の表示変更:案内状や名刺などの発注
    (移転2週間前には刷り上がるように)

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    6.新オフィスの運用

    オフィス移転をする動機は企業ごとにそれぞれ違いますが、
    まずはオフィス移転の達成すべき目的をきちんと把握してオフィス移転に臨んでください。

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